Privacybeleid

Shootbin is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die voor eigen doeleinden worden verwerkt. Voor klantinhoud die een fotograaf of studio uploadt voor zijn klanten is de Shootbin-klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Shootbin verwerker.

Afhankelijk van het gebruik kunnen dit account- en contactgegevens, rollen, login- en activiteitsgegevens, communicatievoorkeuren, bedrijfs- en facturatiegegevens, abonnement- en Mollie-identificatoren, projecten, albums, leden, uitnodigingen, berichten, opmerkingen, annotaties, beoordelingen, goedkeuringen, revisies, auditgegevens, foto’s, originelen, webvarianten, deliverybestanden, ZIP-bestanden, watermerken, bestandsnamen, EXIF, trefwoorden, contractgebeurtenissen, IP-adres, user agent en tijdstempels zijn. Een foto is een persoonsgegeven wanneer iemand direct of indirect identificeerbaar is. Een foto is niet automatisch een bijzonder persoonsgegeven, maar kan daaruit in sommige gevallen wel informatie onthullen.

Shootbin is verwerkingsverantwoordelijke voor accountbeheer, profielen, abonnementen, facturatie, eigen klantenadministratie, beveiliging, logininformatie, servicecommunicatie, support, technische logs en bedrijfsadministratie. Wanneer een klant Shootbin gebruikt voor foto’s en gegevens over eigen klanten, modellen, medewerkers of andere personen, bepaalt die klant waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. Shootbin verwerkt die gegevens dan alleen om de dienst te leveren en volgens gedocumenteerde instructies.

Wij verwerken gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst, waaronder accountbeheer, projectfunctionaliteit, opslag, levering, samenwerking, abonnementen en technische werking; voor wettelijke verplichtingen zoals fiscale administratie, facturen, boekhouding en rechtmatige verzoeken; en voor gerechtvaardigde belangen zoals fraudepreventie, misbruikpreventie, beveiliging, logging, monitoring, betrouwbaarheid en foutdetectie. Toestemming gebruiken wij alleen waar die werkelijk vereist is. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtsgrond voor klantinhoud, waaronder foto’s.

De productieomgeving wordt gehost op Railway. Daar kunnen de applicatie, database, queues, cache en achtergrondverwerking accountgegevens, projectmetadata, berichten, annotaties, goedkeuringen, ratings, contracten, facturatiemetadata, login- en beveiligingsgegevens en technische logs verwerken. Foto’s en andere persistente klantobjecten worden opgeslagen in Cloudflare R2 met de EU-jurisdictionconfiguratie, zodat persistente objectdata overeenkomstig die configuratie binnen de Europese Unie wordt opgeslagen. Cloudflare Workers, CDN-, netwerk- en beveiligingsdiensten kunnen gegevens tijdelijk of aan de edge verwerken. Dat betekent niet dat elke netwerkbewerking uitsluitend in de EU plaatsvindt.

Actieve accountgegevens bewaren wij zolang het account of de dienstverlening bestaat, met inachtneming van wettelijke plichten. Hobby-accounts worden na ongeveer 90 dagen inactiviteit beoordeeld, na ongeveer 120 dagen gewaarschuwd en kunnen 14 dagen daarna worden verwijderd als er geen nieuwe activiteit is. Verwijdering van een account of project start de geïmplementeerde verwijderingsflow; soft-deleted foto’s, albums, projecten en revisies worden daarna door achtergrondjobs definitief opgeschoond. Delivery-ZIP’s worden 7 dagen bewaard voor Hobby en 30 dagen voor Beta, Studio, Agency en Nonprofit, met een waarschuwing 3 of 7 dagen vóór afloop. Persoonsgegevensexports zijn 14 dagen beschikbaar. Tijdelijke uploads en traces worden na 30 dagen opgeschoond. Facturatie-, beveiligings-, geschil- en wettelijk te bewaren gegevens kunnen langer worden bewaard; back-ups kunnen blijven bestaan tot hun normale rotatie.

De applicatie gebruikt HTTPS/TLS, autorisatie en projectgebonden toegangscontrole, rolrechten, private objectopslag en waar van toepassing kortlevende signed URLs. Wachtwoorden worden met Laravel gehasht en niet omkeerbaar of als plaintext opgeslagen. Bepaalde tokens en secrets, waaronder tokens voor betalingskoppelingen, worden met Laravel encrypted casts versleuteld. Logging, queue-isolatie, back-ups, monitoring en verwijderingsflows worden passend ingezet. Geen enkele overdracht of opslag is volledig risicoloos.

Je kunt recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en op het intrekken van toestemming wanneer die de rechtsgrond is. Neem contact op via support@shootbin.com. Ingelogde gebruikers kunnen een export van hun persoonsgegevens aanvragen; die is door accounttoegang beschermd en 14 dagen downloadbaar. Gaat je verzoek over foto’s of projectgegevens die door een Shootbin-klant zijn geplaatst, dan is die klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Wij kunnen het verzoek doorsturen en helpen met export, correctie of verwijdering. Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder.

De accounts en dienst van Shootbin zijn niet specifiek op kinderen gericht. Foto’s die fotografen uploaden kunnen wel minderjarigen bevatten. De fotograaf of andere verantwoordelijke moet een geldige rechtsgrond hebben en waar nodig toestemming verkrijgen. Neem contact op als je denkt dat gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Shootbin gebruikt essentiële sessie-, authenticatie-, CSRF- en beveiligingscookies, plus cookies of lokale voorkeuren om taal, valuta of interface-instellingen te onthouden. Wij gebruiken in de dienst geen marketingcookies of advertentietrackers. Niet-essentiële analytische cookies worden niet gebruikt. Het uitschakelen van essentiële cookies kan login of de normale werking verhinderen.

Persistente objectopslag in Cloudflare R2 gebruikt de EU-jurisdictionconfiguratie. Railway- en Cloudflare-infrastructuur kunnen verwerking buiten België omvatten; netwerk- en beveiligingsverwerking wordt niet voorgesteld als uitsluitend Europees. Waar persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, passen wij de waarborgen toe die de toepasselijke wet vereist, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Mollie verwerkt betaalgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden en rol voor de betreffende dienst.

Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen met Shootbin via support@shootbin.com. Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer de dienst of wettelijke vereisten wijzigen en publiceren de nieuwe versie hier.